COVID oblige, les mois de confinement ont accéléré la digitalisation de tous les secteurs, sans exception. Celui des événements en particulier, les réunions devenant virtuelles du jour au lendemain. Grands gagnants de ce mouvement au départ conjoncturel, mais bien parti pour devenir structurel – cette fois sous la pression de la transition énergétique? Les plateformes telles que Teams, Zoom – qui a vu son nombre d’utilisateurs passer de 10 à 300 millions en quelques mois (entre le 31 décembre 2019 et le 19 avril 2020), sans oublier Skype, ressuscité pour l’occasion. Cette tendance de fonds a préparé le terrain à l’apparition d’outils plus sophistiqués, qui combinent organisation de tout type de réunions, gestion de l’ordre du jour, mais aussi possibilité de voter, de rédiger et partager les procès-verbaux… Explications avec Vincent Romagnoli, fondateur, associé gérant et CTO de Topboard.

Prochain Zoom version couteau suisse, topboard.ch? C’est bien cette ambition qui anime son fondateur, Vincent Romagnoli, qui rappelle la genèse de ce projet: «Antonio Fatio, le directeur de la Fondetec¹, m’avait confié la mission de digitaliser le quotidien de la fondation dans ses moindres tâches, à une époque où seul le processus de demande de financement était numérique, les candidats postant leur dossier en ligne. Concrètement, c’est tout le classeur de processus de la Fondetec qui a été analysé et digitalisé, ce qui n’a pas seulement permis de simplifier de nombreux aspects administratifs – l’envoi des ordres du jour et des PV de séances notamment – mais aussi d’améliorer la traçabilité, la conformité et la sécurité des flux d’informations. Avec, à la clé, des avantages que l’on n’avait pas forcément ciblés en commençant, par exemple la résolution de conflits d’intérêts.» Les enseignements du projet de la Fondetec ont présidé à la création de Topboard, dont l’objectif premier était de développer une plateforme pour concentrer en un seul outil la liste des nombreuses fonctionnalités:  automatisation des ordres du jour et procès-verbaux, gestion simplifiée de séances (comité de directions, comité de pilotage de projet, conseil d'administration et assemblées générales), suivi des décisions avec rappels des tâches à effectuer, tenue de séance à distance ou hybrides, ainsi que d’assemblées générales à distance ou hybrides conformément à la législation suisse… «Nous avons voulu mettre à la disposition des entreprises, des fondations, des régies immobilières, etc., un outil unique, facile à utiliser, abordable financièrement, qui simplifie la vie des participants, explique Vincent Romagnoli. Ce dernier agrège les avantages des applications participatives, des logiciels de gestion des flux, ou encore des systèmes de e-voting.»

Sécurité – gestion des accès par rôles, chiffrement bout en bout des fichiers –, traçabilité, compétitivité des prix. Ce dernier point tient à cœur de l’associé gérant de Topboard, qui insiste sur les coûts cachés de solutions apparemment concurrentes qui fragmentent les fonctionnalités et les font payer une par une. La logique de la plateforme hébergée en Suisse et qui revendique son label «Made in Switzerland» est radicalement différente, c’est celle du tout en un. «Les entreprises prennent un forfait en fonction de leur utilisation, le nombre de participants est illimité. Le coût annuel, un millier de francs par an environ pour une formule permettant une séance par jour sur un an, est à rapporter aux économies réalisées» souligne Vincent Romagnoli, qui les estime à 10'000 francs par an pour une fondation telle que la Fondetec. Et de conclure que les banques et les régies immobilières devraient tout particulièrement être intéressées.